Общие сведения
Предлагаемый IT-продукт «GRAIT. Audit» – это облачное программное решение для проведения любых аудитов и управления несоответствиями, которое зарегистрировано в едином реестре российских программ для ЭВМ (запись №15289 от 25.10.2022).
IT-продукт – «GRAIT. Audit» позволяет:
- автоматизировать работу аудиторов и организовать процесс проведения аудитов в любой компании в соответствии с международным стандартом ISO 19011;
- быстро и грамотно провести любой аудит, сформировать понятный и грамотный отчет;
- воспользоваться готовыми чек-листами, примерами формулировок несоответствий и рекомендаций по каждому требованию многих международных стандартов, подготовленных профессионалами;
- ускорить обучение новых аудиторов и проводить аудиты специалистами с начальным уровнем подготовки без потери качества;
- проводить несколько аудитов одновременно (интерфейс «Перечень аудитов» приведён на рисунке 1).
- управлять несоответствиями, формируя корректирующие мероприятия и назначая ответственных.
Рисунок 1 – Интерфейс «Перечень аудитов»
IT-продукт – «GRAIT. Audit» разработан на базе теоретических и практических разработок в сфере проведения любых аудитов и управления несоответствиями в организациях, использующих процессный подход [1,2,3,4].
Какие аудиты позволяет проводить ПО
- Аудиты первой стороны (внутренний аудит) [1].
- Аудиты второй стороны (аудит внешнего поставщика и / или другой внешней заинтересованной стороны) [1].
Для каких организаций предназначено ПО
Данное IT-решение для автоматизации аудита систем менеджмента предназначено для:
- организаций любого размера, любой отрасли, которые стремятся автоматизировать и оптимизировать процесс проведения внутренних аудитов у себя в компании;
- консалтинговых и сертифицирующих компаний, помогающих бизнесу успешно развиваться путем корректного выявления и устранения несоответствий в существующей системе на любой стадии жизненного цикла компании;
- сетевого ритейла для проведения аудита любого участника цепочки поставок;
- частных аудиторов, которые хотят сократить время на планирование, проведение аудита и составление отчета по результатам аудита с рекомендациями.
Цели использования ПО
Программное обеспечение для автоматизации аудита систем менеджмента позволяет достигать различные цели (рис. 2) [3].
Рисунок 2 – Цели программного обеспечения автоматизации аудита систем менеджмента
Выгоды от использования ПО
1. Экономия времени за счет автоматизации процесса аудита:
- более 60% при подготовке и планировании аудита;
- более 75% при сборе и фиксировании информации во время проведения аудита;
- более 90% при подготовке отчета;
- до 99% на формирование отчета.
2. Сокращение издержек от 20 % и выше за счет оптимизации расходов на привлечение дополнительных сотрудников, сторонних аудиторов.
3. Повышение качества за счет минимизации ошибок при работе с ПО. При помощи программного обеспечения для автоматизации аудита систем менеджмента и управления несоответствиями можно сделать следующее:
- создать неограниченное количество шаблонов своих чек-листов для проверки;
- воспользоваться уже готовым, предустановленным набором чек-листов со стандартными вариантами формулировок несоответствий и рекомендаций, составленных на основе опыта проведения аудитов;
- создать структуру объектов аудита, разработать детальный план аудита с возможностью распределения вопросов между разными аудиторами, выгрузить краткий и подробный план аудита;
- каждому аудитору до начала аудита изучить план и сформировать заметки по каждому критерию чек-листа;
- при проведении аудита использовать мобильную версию, голосовой ввод, готовые варианты формулировок несоответствий и рекомендаций с возможностью их правки;
- во время аудита прикреплять по каждому критерию фото или скан документа, хранить их, при необходимости, на собственном хранилище данных;
- быстро сформировать общий отчет по результатам аудита с количественной оценкой степени соответствия критериям аудита, с общими и детальными выводами и рекомендациями;
- управлять несоответствиями, формируя корректирующие мероприятия и назначая ответственных;
- контролировать руководителям процесс проведения аудита;
- настраивать оповещения и напоминания, например, чтобы не пропустить аудит или подготовку корректирующих действий.
Функциональные возможности ПО
Последовательность действий в ПО для автоматизации аудита систем менеджмента включает несколько шагов (рис. 3).
Рисунок 3 – Последовательность действий работы в программе
Основные блоки программного продукта
Программное обеспечение для автоматизации аудита систем менеджмента включает 11 блоков (рис. 4).
Рисунок 4 – Основные блоки программного обеспечения для автоматизации аудита систем менеджмента
Блок 1. Главная. Главная – представляет собой блок с удобной навигацией и возможностью быстрого перехода к нужному модулю системы.
Блок 2. Аналитика. Аналитика представлена в виде различных графиков и диаграмм по многим показателям. Включает в себя такие направления как: мониторинг текущего состояния компании и динамика показателей. Есть возможность выбрать любой период и проанализировать, как саму компанию в целом, так и в отдельности каждый объект.
Блок 3. Объекты аудита. Объекты аудита – содержит список и структуру (орг. структуру) объектов, подвергаемых проверке на соответствие определенным требованиям / критериям.
Блок 4. Шаблоны чек-листов. Шаблоны чек-листов – включает набор предустановленных разработчиком примеров шаблонов чек-листов, а также самостоятельно созданные Компанией / Пользователем чек-листы. В данном блоке осуществляется создание шаблонов с возможностью управления ими.
Шаблон чек-листа – один из возможных вариантов, примеров представления перечня контрольных вопросов, сформированных и организованных по структуре «Раздел – Подраздел – Критерий», используемых при проведении аудита и для понимания, что цели аудита достигнуты. Чек-лист является руководством/ориентиром для аудитора.
Блок 5. Перечень аудитов. Перечень аудитов – содержит список аудитов Компании / Пользователя. В данном блоке осуществляется создание аудита, его планирование и проведение.
Блок 6. Несоответствия. Несоответствия – аккумулирует все выявленные в процессе аудитов и зарегистрированные вручную несоответствия и позволяет управлять ими (создание корректирующих мероприятий, назначение ответственных и отслеживание статусов выполнения).
Блок 7. Корректирующие мероприятия. Корректирующие мероприятия – аккумулирует все корректирующие мероприятия (коррекции, корректирующие действия) по несоответствиям.
Блок 8. Пользователи. Пользователи – панель администратора, в которой происходит создание пользователей системы и настройка прав доступа.
Права доступа – совокупность правил, регламентирующих порядок и условия доступа пользователя к объектам информационной системы, установленных разработчиком.
Роли пользователя – это набор прав доступа, определенный в соответствии с выполняемыми задачами пользователем или группой пользователей в информационной системе.
Блок 9. Диск. Диск – содержит список всех документов, загруженных в процессе проведения аудита.
Блок 10. Личный кабинет. Личный кабинет – персональная страница пользователя. Это раздел, доступный пользователю после авторизации.
Блок 11. Обновления. Обновления – отображается информация об обновлениях с указанием даты выхода обновления и конкретного перечня изменений и доработок.
Заключение
Информация о программном продукте, представленная в этом материале, носит базовый характер. Информация в этом документе не должна рассматриваться как окончательная, т.к. IT-продукт находится непрерывном развитии и в него постоянно вносятся изменения и корректировки.
Список литературы
- ISO 19011:2018 / ГОСТ Р ИСО 19011-2021 – «Руководящие указания по проведению аудитов систем менеджмента».
- Гродзенский С.Я. Менеджмент качества: учебное пособие. – М.: Проспект, 2015. – 200 с.
- Дзедик В.А., Езрахович А. Создание и аудит систем менеджмента качества в соответствии с международным стандартом ISO 9001:2015. – Волгоград: ПринТерра-Дизайн, 2015. – 300 с.
- Репин В.В. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014. – 512 с.
Продолжение публикации материалов раздела «Программное обеспечение для бизнеса» – в следующих номерах журнала.
